Todos los empleadores Colombianos, declarantes del impuesto de renta, que queramos deducir de la base de dicho impuesto, los pagos realizados por concepto de salario, debemos empezar a reportar a la DIAN, por vía electrónica, todos los pagos laborales que realicemos durante el mes.

El reporte se hará: (i) a través de proveedores tecnológicos autorizados (de forma similar a cómo se hace la facturación electrónica); (ii) dentro de los 10 primeros días de cada mes, enviando el archivo con el soporte de los pagos de nómina realizados en el mes inmediatamente anterior.

La primera fase, correspondiente a la habilitación de las empresas en la DIAN, inicia el próximo 1 de agosto de 2021, fecha en la que se espera que esté disponible el servicio electrónico. A partir de ese momento las empresas podrán ingresar a reportar la información del proveedor contratado y realizar las pruebas de los documentos.

Una vez habilitados, la primera transmisión de nómina deberá hacerse en los siguientes plazos límite, de acuerdo con el número de empleados:

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A manera de ejemplo, la primera nómina que deberá trasmitir una PYME que tenga 15 trabajadores es la de noviembre de 2021.

Recomendaciones: 1. Para elegir el proveedor tecnológico: Por el momento, todas las plataformas están en etapa de desarrollo de la herramienta y no todas tienen listos los demos para que podamos revisar la interactividad del aplicativo. Sin embargo, como el contenido técnico es establecido por la DIAN, estimamos que no habrá mucha diferencia entre los servicios de una u otra empresa.

Nuestra recomendación es revisar que la empresa sea un proveedor autorizado por la DIAN para prestar el servicio y elegir teniendo en cuenta aspectos básicos cómo: la tarifa por documento generado y la forma de almacenamiento de la información, si es en la nube o local.

No es obligatorio contratar el servicio con la empresa que provee el servicio de facturación electrónica, aunque en algunos casos podemos revisar si nos dan descuento.

2. Para la gestión de la información Con la nómina electrónica la DIAN busca crear un ecosistema de información en el que confluyan todos los datos y procesos de las empresas, con el fin de controlar la evasión de impuestos, pero también para facilitar la gestión de entidades como la UGPP. Por eso, es muy importante que los empresarios hagamos una evaluación de los gastos laborales de nuestra empresa, revisemos el cumplimiento de los parámetros de aportes a la seguridad social y coordinemos con exactitud los procesos contables con los de nómina para que no existan inconsistencias que puedan ser objeto de fiscalización por parte de la UGPP. Recordemos que esa entidad, con capacidad sancionatoria super amplia, es una entidad adscrita al Ministerio de Hacienda y en esta medida es una aliada de la DIAN para la fiscalización, por lo que es apenas obvio que con la implementación de la nómina electrónica ambas entidades gestionen conjuntamente nuestra información.

En ALIANPRO nos hemos preparado para apoyar a los pequeños empresarios en esta implementación. Si tienes dudas acerca de tus procesos de nómina de cara a este reporte, no dudes en comunicarte con nosotros.